職業衛生技術服務檔案管理規范

2015-11-09 10:40:59
國家安全監管總局辦公廳關于印發
《職業衛生技術服務檔案管理規范》和《職業衛生
技術服務機構實驗室布局與管理規范》的通知
安監總廳安健〔201593
各省、自治區、直轄市及新疆生產建設兵團安全生產監督管理局,各省級煤礦安全監察局:
為進一步規范職業衛生技術服務機構檔案管理及實驗室的布局與管理,保證職業衛生技術服務工作的質量,根據《中華人民共和國職業病防治法》及《職業衛生技術服務機構監督管理暫行辦法》(國家安全監管總局令第50號)等有關規定,國家安全監管總局研究制定了《職業衛生技術服務檔案管理規范》和《職業衛生技術服務機構實驗室布局與管理規范》。現印發給你們,請認真執行。
安全監管總局辦公廳
2015914
職業衛生技術服務檔案管理規范
第一條 為進一步規范職業衛生技術服務檔案管理,發揮職業衛生技術服務檔案在職業衛生監管部門有效履職和保護勞動者職業健康權益方面的支撐作用,根據《中華人民共和國職業病防治法》及《職業衛生技術服務機構監督管理暫行辦法》(國家安全監管總局令第50號)等有關規定,制定本規范。
第二條 職業衛生技術服務檔案是指職業衛生技術服務機構在技術服務及日常管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像資料等,主要包括基礎檔案、評價檔案、檢測檔案三大類。
第三條 基礎檔案應至少包括以下內容:
(一)法人證書影印件;
(二)職業衛生技術服務機構資質證書影印件;
(三)計量認證證書影印件及附表復印件;
(四)質量手冊、程序文件、作業指導書、記錄表格;
(五)質量管理體系運行過程中形成的文件和記錄(含職業衛生技術服務專業技術人員培訓計劃和記錄);
(六)職業衛生技術服務專業技術人員基本信息匯總表(含人員簽字);
(七)職業衛生技術服務專業技術人員培訓合格證原件或影印件;
(八)職業衛生技術服務專業技術人員學歷證書、技術職稱證書影印件;
(九)職業衛生技術服務專業技術人員法定勞動關系證明材料(包括勞動合同,基本養老保險、失業保險、基本醫療保險和工傷保險有效證明或住房公積金有效繳存證明);
(十)儀器設備基本信息匯總表(類別、儀器編號、名稱、規格型號、量程、精度、購置時間、生產廠家、檢定或校準證書有效期和證書編號);
(十一)儀器設備購置憑證復印件;
(十二)其他與職業衛生技術服務相關的基礎檔案。
第四條 評價檔案應至少包括以下內容:
(一)評價服務合同;
(二)合同評審記錄;
(三)評價方案及審核記錄;
(四)現場調查記錄、工作日寫實等相關原始記錄;
(五)技術服務過程影像資料;
(六)評價所需的技術資料(設計文件、檢測資料等);
(七)評價報告及審核記錄;
(八)其他與評價相關的記錄、資料。
第五條 檢測檔案應至少包括以下內容:
(一)檢測服務合同;
(二)合同評審記錄;
(三)現場調查記錄、工作日寫實等相關原始記錄;
(四)檢測方案及審核記錄;
(五)現場采樣記錄、現場檢測記錄、樣品接收流轉保存記錄、實驗室分析記錄、原始譜圖及計算過程記錄等相關原始記錄;
(六)技術服務過程影像資料;
(七)檢測所需的技術資料;
(八)檢測報告及審核記錄;
(九)其他與檢測相關的記錄、資料。
第六條 職業衛生技術服務機構應有專用檔案室,滿足防盜、防火、防曬、防蟲、防塵、防潮等要求,并有控制進入的安全措施。
第七條 檔案室應配備必要的設施,包括檔案柜、檔案盒、門禁、消防報警設備、溫度和濕度控制設施及必要的桌椅等相關設備設施。
第八條 職業衛生技術服務機構應設置專(兼)職的檔案管理員。檔案管理員負責檔案室及檔案日常管理工作。職業衛生技術服務專業技術人員超過50人的,一般應設置專職檔案管理崗位。
第九條 基礎檔案歸檔材料以年度為單位,由相關管理部門收集齊全并進行整理,在每年6月份之前完成歸檔。
評價檔案、檢測檔案歸檔材料,以技術服務項目為單位,由項目組收集齊全并進行整理,在出具技術服務報告后的20個工作日之內應完成歸檔。
檔案形成部門(或負責收集整理的部門,下同)對歸檔材料的真實性、完整性、可識別性等負責。
第十條 檔案管理員與檔案形成部門應對相關歸檔材料進行核對,核對無誤后辦理歸檔手續。
第十一條 評價檔案、檢測檔案經核對無誤后,由檔案管理員按檔案內容形成時間先后順序排列,并按“第幾頁共幾頁”的格式統一編寫頁碼,建立索引和目錄。
第十二條 編碼后的評價檔案、檢測檔案應裝訂成冊,資料較多的可分冊裝訂。
第十三條 評價和檢測檔案的檔案盒面或盒脊應注明年度、項目名稱、項目編號、類型(預評價、控制效果評價、現狀評價、定期檢測、評價檢測、監督檢測和事故性檢測等)、保管期限等信息。
第十四條 職業衛生技術服務機構應建立健全檔案管理制度,查閱、借閱、復印檔案,應辦理相關手續,并做好登記。
第十五條 職業衛生技術服務檔案的保存時間不得少于國家規定的有關檔案保管期限。
第十六條 職業衛生技術服務機構應建立檔案鑒定和銷毀制度,檔案達到保存期限后經鑒定可以銷毀的,按程序進行銷毀。銷毀檔案前,銷毀人員應認真清點核對,在銷毀清冊上簽章。
第十七條 職業衛生技術服務機構是檔案管理的責任主體,并對本單位的職業衛生檔案損壞、散失、失密等承擔全部責任。
職業衛生技術服務機構發生解散、破產等情形的,應及時報告資質認可機關,提出處置意見并妥善處置相關檔案。
第十八條 涉及保密內容的職業衛生技術服務檔案應按照國家有關保密法律法規的規定和要求執行。
第十九條 職業衛生技術服務檔案實行電子化管理的,應按照國家法律法規和標準規范的要求,采取有效的檔案管理措施,保證檔案的真實性、完整性、安全性和可溯源性。
 

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